Caso de Estudio:
Compañía Colombiana de Tecnología
Descripción de la Situación Actual
La Compañía Colombiana de Tecnología (CCT), es una empresa de integración y prestación de servicios de tecnología a nivel nacional e internacional, basada en el concepto de BPO (Business Process Outsourcing). Su objetivo de negocio se centra en la venta, instalación, desarrollo y operación de servicios de tecnología para los sectores financieros, industrial y gobierno principalmente. La empresa cuenta con una gerencia comercial, una gerencia de tecnología y una gerencia de operaciones.
La gerencia comercial se encarga de hacer la prospección de clientes,` su estudio financiero y la vinculación de los prospectos. Igualmente, la fuerza comercial identifica oportunidades de venta dentro de los clientes existentes y se encarga de la elaboración y presentación de las propuestas hasta la venta y cierre de la oportunidad de negocio. Los vendedores deben realizar planes de ventas para los clientes asignados, indicando anualmente el tipo de proyectos, los servicios y la tecnología que pueden ser interés para sus clientes. Como parte de las tareas de la fuerza de ventas, está también la búsqueda socios de negocio que puedan ser integrados en las propuestas presentadas a los clientes. Esta búsqueda implica un perfilamiento con socios de negocio y desarrollo de contratos marco que permitan tener precios de referencia para las propuestas. Para las oportunidades concretas se realizan negociaciones particulares dependiendo de la oportunidad pero dentro de los acuerdos del contrato marco. Los socios de negocio pueden ser en general fabricantes o distribuidores autorizados de hardware y software, así como empresas de desarrollo de software certificadas en tecnologías específicas.
Una oportunidad de negocio puede surgir como respuesta a una invitación por parte de un cliente potencial, como respuesta a una RFP o como una propuesta de CCT a sus clientes. En cualquier caso es responsabilidad del vendedor como gerente de cuenta elaborar el caso de negocio, seleccionar la tecnología y socios de negocios mas favorables para el proyecto, definir el modelo de negocio, incluida la operación del servicio durante el ciclo de vida y el esquema financiero de la propuesta. Se busca que toda operación tenga un mínimo de 15% de utilidad para considerarla viable.
La gerencia de tecnología está encargada de la evaluación y adquisición de la tecnología para el desarrollo de proyectos y operación de servicios. Su función es la de apoyar técnicamente a los vendedores, evaluar técnicamente las propuestas de los socios de negocio, garantizar que se reutiliza al máximo la tecnología existente en los inventarios de CCT y que las propuestas presentadas son técnicamente correctas y viables tanto para CCT como para el cliente.
La gerencia de operaciones se encarga de la operación de los servicios vendidos a los clientes. Por ejemplo, un proyecto de tecnología para un cliente puede implicar la recepción de documentos en las oficinas de los clientes, la digitalización de dichos documentos, su archivo físico y la utilización de un manejador de contenido digital para tener la información disponible a los usuarios. En este ejemplo, CCT tiene a su cargo la contratación del personal que recibe los documentos, la compra de los equipos de digitalización, el licenciamiento del software requerido y en general todo lo necesario con la operación del proceso del cliente.
Los Retos de CCT
Como parte del proceso comercial, actualmente cada vendedor utiliza un archivo Excel para definir el plan de negocios para cada cliente. En dicho archivo se identifican los productos y servicios que se van a proponer al cliente durante un año y el plan de negocios para cada posibilidad. El trabajo de cada vendedor para cada cliente es analizado y consolidado manualmente por un coordinador comercial para realizar análisis de ventas y prospección comerciales. Sin embargo, esta labor es lenta y propensa a errores dado el proceso manual que debe realizarse.
La información de los clientes se almacena actualmente en archivos Word y Excel, los cuales se conservan en un directorio compartido en un servidor de la empresa. La información contable y financiera de los proyectos se almacena en una aplicación contable de libre licenciamiento. El cruce de la información de los proyectos se realiza exportando información financiera de los proyectos en archivos de texto.
CCT ha diagnosticado que su fuerza de ventas se concentra en la estructuración de propuestas a partir de invitaciones y RFPs y sobre todo en negocios que implican la venta de hardware. Este enfoque no es el que la empresa desea fortalecer. Por el contrario se desea promover la venta de servicios recurrentes y la oferta proactiva de soluciones a los clientes, para generar un mayor valor agregado y posición como socio de negocio estratégico en tecnología para sus clientes.
Actualmente CCT no tiene un control claro de los inventarios con los que cuenta, por lo que aunque el ideal es poder reutilizar tanto el hardware como el software con el que ya cuenta, en los negocios propuestos a los clientes, esto no siempre se cumple y se adquieren nuevos equipos y aplicaciones, reduciendo los márgenes de utilidad.
CCT desea contar con mecanismos de interacción con sus socios de negocio que sean mucho mas eficientes. Actualmente, cuando se presenta una oportunidad de negocio, se utiliza el correo electrónico para recibir propuestas de sus socios, escogiendo la que técnica y financieramente sea mas apropiada. Sin embargo, este proceso es lento e implica un proceso manual sin visión de la gerencia comercial.
En general, el objetivo es apoyar a CCT para mejorar su procesos comerciales de la mejor forma posible, mediante el uso de tecnología. En primer lugar se desea poder solucionar los problemas mencionados anteriormente. Adicionalmente, se desea proponer nuevas tecnologías y esquemas de negocio que puedan ayudar a CCT en su operación.